Cuando diriges tu propio sitio de afiliación o negocio digital, sabes que el tiempo es el bien más preciado. Las tareas siempre se acumulan, los días parecen pasar volando y los grandes sueños que requieren una planificación cuidadosa se van retrasando cada vez más en el calendario. Cuando sientes que estás constantemente apagando fuegos o haciendo tareas serviles, puede ser difícil reservar tiempo (y energía) para algunas de las cosas más importantes que tu negocio necesita para crecer.
Por eso, en el post de hoy comparto mis 10 mejores herramientas digitales para maximizar la eficiencia, hacer tu día a día un poco más manejable y ayudarte a sacar algo de tiempo para las cosas que realmente encienden tu pasión.
Estas herramientas están diseñadas para ayudarle a agilizar sus procesos, mantenerle centrado y, en algunos casos, incluso automatizar parte de su carga de trabajo. ¿Preparado? Vamos allá.
[Gestor de tareas/equipos]
Hay un gran número de gestores de tareas (Asana, Trello, Basecamp, etc.) pero Teamwork siempre ha sido mi favorito. En primer lugar, obtienes 2 proyectos y 100 mb de espacio de forma gratuita sin obligación de actualizar o comprar. Los paquetes de niveles superiores tienen precios modestos y son muy flexibles.
En segundo lugar, a diferencia de muchos otros gestores de tareas, Teamwork tiene una función de línea de tiempo que le permite establecer objetivos a corto y largo plazo. Puedes establecer un objetivo global, un hito para tu trimestre, que luego se puede dividir en varias listas de tareas, que a su vez se dividen en tareas específicas que se asignan a varios miembros del equipo. Y todos estos objetivos y tareas quedan perfectamente reflejados en un calendario. Es una función muy útil que me ayuda a mí y a mis clientes a centrarnos en el objetivo general y a no estancarnos con los cientos de pequeñas cosas que tenemos que hacer para conseguirlo.
En tercer lugar, Teamwork no es sólo un gestor de listas de tareas: es un centro online para toda tu empresa. Puedes almacenar archivos importantes relacionados con tus proyectos para que todo tu equipo tenga acceso a ellos. Puedes enviar mensajes internos. Puedes crear cuadernos para registrar las actas de las reuniones digitales que celebres. Los miembros de tu equipo pueden registrar las horas que han dedicado a las tareas (una función estupenda para controlar lo que lleva demasiado tiempo). Incluso puedes crear facturas y facturar a los clientes en función de las horas registradas o los honorarios del proyecto.
Es una plataforma que puede llevar algo de tiempo dominar y a la que puede costar un poco adaptarse, pero una vez que le cojas el truco, podría convertirse en tu herramienta digital más valiosa para tu negocio.
[Almacenamiento, organización y edición de archivos]
La mayoría de ustedes probablemente conocen Google Drive para almacenar y compartir documentos, hojas de cálculo, fotos, archivos, carpetas, etc. Es un recurso increíble para mantener todos los archivos que necesitas globalmente accesibles. Eso significa básicamente que no importa si estás en tu propio ordenador/portátil, o en un dispositivo móvil, o en el ordenador de tu madre porque el tuyo está estropeado... sigues teniendo acceso a los archivos que más necesitas. ¡Tres hurras por la nube!
Google Drive también te permite mantener los archivos actualizados al segundo entre los miembros del equipo. Lo que quiero decir con esto es que si haces un cambio en un documento u hoja de cálculo de Google, cualquier otra persona que tenga acceso al archivo puede ver al instante esos cambios. También puedes desplazarte por los historiales de revisión para encontrar versiones anteriores, hacer sugerencias en el modo "editar" y descargar "copias impresas" de las versiones finales para guardarlas en tu disco duro.
Si tu trabajo implica varias rondas de corrección de textos, hojas de cálculo que cambian constantemente o, simplemente, hay demasiada gente metida en el asunto, Google Drive podría ser fundamental para maximizar la eficiencia del equipo. En lugar de estar esperando a que la persona A haga los cambios y los envíe por correo electrónico, luego la persona B, luego la persona C… los tres podríais trabajar en el mismo documento al mismo tiempo y en tiempo real, con una función de chat en directo para intercambiar ideas. Esto también elimina cualquier confusión sobre cuál es la versión más reciente de un archivo que se ha enviado y devuelto un centenar de veces: todos tenéis el mismo archivo maestro almacenado en la nube. ¡Genial!
[Facturación, seguimiento del tiempo y de los gastos]
Freshbooks es mi herramienta favorita para cualquier empresario que tenga dificultades con la contabilidad. Tanto si buscas una forma más elegante y sencilla de enviar y gestionar facturas, como de llevar un control de las horas facturables de los proyectos de los clientes o de contabilizar todos los gastos de tu empresa, Freshbooks te ofrece todo lo que necesitas.
Si estás pasando horas de tus días/semanas/meses meticulosamente haciendo un seguimiento de tus hojas de tiempo o haciendo facturas a mano u organizando recibos, estás perdiendo un tiempo valioso que podrías dedicar a otra cosa. Freshbooks es muy fácil de usar, e incluso tiene aplicaciones móviles para que puedas llevar contigo todas tus herramientas de contabilidad. ¿Acabas de comprar tinta nueva para la impresora? Saca y sube una foto del recibo y regístralo como gasto inmediatamente. Y listo.
[Bloqueador de distracciones]
Las distracciones digitales son moneda de diez centavos por docena en estos días, y nada mata la productividad más rápido que una venta de zapatos en su sitio web favorito, ¿verdad? Si eres propenso a quedarte al margen de ciertas páginas web o plataformas de redes sociales, Anti-Social está a punto de cambiarte la vida. Es una aplicación que te bloquea de cualquier sitio web que te impida trabajar. Configura la lista de sitios web que te tientan, activa el temporizador incorporado y ¡listo! Anti-Social te mantiene bloqueado durante los minutos/horas/días que necesites, y anular el sistema es complicado. Incluso puedes poner tu Anti-Social en un horario (por ejemplo, de lunes a viernes de 9am a 6pm estás completamente bloqueado de todos los sitios de distracción).
Mi lista incluye Facebook, Twitter, YouTube, Buzzfeed y una plétora de sitios de compras en línea (#noshame). Pero desde que empecé a usar el Anti-Social, he sido más productivo en periodos de tiempo más concentrados y visitar esos sitios web tan queridos se ha convertido en un capricho o recompensa por terminar una parte de mi trabajo. No hay mejor motivación que la promesa de un vídeo tonto de un gato al final de mi bloqueo digital.
[Programador de citas]
Muchos empresarios pierden mucho tiempo programando llamadas o citas con clientes. Pues bien, Acuity está aquí para ayudarte a hacer la vida un poco más fácil en ese frente. Acuity le permite configurar un calendario con las horas disponibles para diferentes tipos y duración de las citas y, a continuación, simplemente compartir el enlace con cualquier persona que necesite programar algún tiempo con usted. Los clientes pueden reservar, reprogramar y cancelar sus propias citas sin tener que molestarte con una avalancha de mensajes de texto/llamadas/emails. Además, Acuity enviará recordatorios y correos electrónicos de seguimiento a los clientes que han reservado citas, que le impide tener grandes trozos de tiempo perdido de llamadas perdidas / reuniones. Esta es fácilmente mi herramienta de programación favorita para estilistas, paseadores de perros, consultores de marketing, y casi cualquier persona.
[Gestor del contrato]
Si tu negocio requiere mucho papeleo (y si eres proveedor de servicios, es muy posible que así sea), probablemente te estés volviendo loco creando contrato tras contrato. Y puede que a tus clientes no les entusiasme la perspectiva de tener que imprimir, firmar, escanear y devolver un sinfín de papeles. ¿Y si se les olvida algo? Entonces tendrás que empezar todo el proceso de nuevo y, antes de que hayas empezado a prestar tu valioso servicio, tu cliente ya se sentirá estresado y poco impresionado.
Te presentamos HelloSign, una herramienta digital que te permite cargar una plantilla, personalizarla para cada cliente y marcar claramente las partes que necesitan su firma electrónica o sus iniciales antes de enviarla. Cuando todas las partes hayan firmado el contrato, se enviará por correo electrónico una copia digital final a todos y se podrá guardar en el propio HelloSign o incluso en Google Drive. Muy fácil, muy fácil.
[Programador de redes sociales]
Cuando tienes un negocio online, es imprescindible tener presencia en las redes sociales. Pero, ¿quién tiene realmente tiempo para pasarse todo el día en Twitter, Facebook o Google+ publicando actualizaciones de estado? Yo, desde luego, no. Por eso utilizo Hootsuite para programar el contenido de las redes sociales para la semana siguiente (y a veces incluso para todo el mes). ¡Dedica un sábado a llenar tu calendario de Hootsuite y deja que las publicaciones se publiquen automáticamente!
[E-reader]
Por otro lado, encontrar contenido para completar tu calendario de marketing en redes sociales puede llevarte mucho tiempo y energía. Flipboard me ha facilitado la vida un millón de veces en ese aspecto. Es una aplicación que tiene el aspecto y la sensación de una revista, y te permite crear y seguir revistas sobre un número ilimitado de temas. ¿Has encontrado algo que te gusta? Puedes compartirlo inmediatamente en tus redes sociales o “añadirlo” a una revista de tu propia creación y guardar el enlace para subirlo más tarde a Hootsuite. Flipboard nos ha facilitado muchísimo a mí y a mis clientes estar al día de las tendencias del sector, ¡y te animo encarecidamente a que lo pruebes tú también!
[Estadísticas de las redes sociales]
Una vez que tenga una pila de contenido y esté listo para programar algunas publicaciones, le recomiendo encarecidamente que utilice Bitly para acortar sus enlaces y ayudarle a realizar un seguimiento del éxito de sus esfuerzos de marketing. Bitly hará un seguimiento de cuántas veces se ha hecho clic en tu enlace y dónde se ha compartido. Es una manera muy fácil de obtener algunas estadísticas de referencia en su estrategia de marketing social.
[Calendario editorial]
Si estás listo para potenciar tu presencia en línea con un blog, CoSchedule es el único calendario editorial que te recomendaría. Su diseño es el de un calendario mensual real, por lo que te permite planificar el contenido con mucha antelación. Al mismo tiempo, puedes planificar publicaciones relacionadas en redes sociales para promocionar tu contenido editorial. Pero lo que lo distingue de otras muchas herramientas de calendario es lo fantástico que resulta para gestionar un equipo de colaboradores o redactores, ya sea pequeño o grande. Puedes asignar diferentes entradas a distintos redactores, junto con un desglose de tareas y plazos, e incluso dejaros comentarios entre vosotros para estimular la creatividad. Por si eso no fuera suficiente, su servicio de atención al cliente es inmejorable y realmente te hacen sentir como una persona por la que se preocupan de verdad, con cursos de formación online gratuitos, montones de información valiosa en su blog, obsequios gratuitos por correo y contactos personales periódicos. Si eso no es suficiente para mantenerte a la vanguardia en el mundo de los blogs, no sé qué lo sería.
Con esto debería bastar (por ahora). Espero que este artículo te haya resultado útil y te inspire para digitalizar algunos de tus sistemas y procesos internos. Es muy fácil estancarse en las tareas mundanas de la gestión de una empresa. Pero tu tiempo y tu energía siempre estarán mejor empleados en planificar el futuro y en construir tu negocio.
¿Qué herramientas utilizáis vosotros para aumentar la eficacia y la productividad? Háganoslo saber en los comentarios.
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buen artículo, buena colección de herramientas